Enterprise Information Management (EIM) ist die Technologie und die Praxis zur Maximierung des Informationswerts bei gleichzeitiger Minimierung der Risiken (WELCHER?). AIMM (the Association for Information and Image Management) definiert Enterprise Content Management als eine Zusammenfassung von Technologien für die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Sicherheit und Bereitstellung von Inhalt und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen.

Es gibt 2 grundsätzliche Arten von Informationen: Strukturierte, also Informationen zum Beispiel aus Datenbanken wie Aufträge aus dem ERP-System. Diese haben die meisten Unternehmen „im Griff“. Bei unstrukturierten Daten dagegen – wie Bildern, Dokumenten, Mails, Verträgen, Präsentationen … – sieht das schon anders aus. Diese Daten werden selten vollständig genutzt.

Eine große Menge dieser Daten entsteht permanent in großer Vielfalt und Geschwindigkeit. Und die Versuche diese über Ablagestrukturen im Filesystem (z. B. Projektordner auf Laufwerk N:\) in den Griff zu bekommen funktionieren selten. Trotzdem sind diese Informationen wichtig, ja unverzichtbar für das Unternehmen.

Diese Anforderungen werden in Zukunft im Fokus stehen, aber die Erbringung von Services wird ein Unternehmens- und kein reines IT-Thema sein. Es gibt zum Beispiel Diskussionen, dass die IT in der jetzigen Organisationsform nicht mehr gebraucht wird bzw. dass eine nicht serviceorientierte IT keine Zukunft hat. Aus unserer Sicht steht außer Frage, dass ein Wandel stattfinden wird. Themen wie Industrie 4.0, Internet of Things, Cloud sind Realität und werden neue Anforderungen an das Servicemanagement und dessen Prozesse stellen. Zum einen wird eine intensivere Zusammenarbeit mit externen Partnern notwendig sein, zum anderen ist ein Wandel vom technischen Monitoring zu einem End-to-End Monitoring geschäftskritischer Anwendungen erforderlich.

Die Herausforderungen sind da. Wir helfen Ihnen bei Fragen und Umsetzung.

Warum reden wir von Archivierung? Was bedeutet revisionsicher in diesem Zusammenhang? Was unterscheidet ein Dokumentenmanagement-System von einen Content-Mangement-System und was ist Enterprise Information Management?

Enterprise Content Management (ECM) versus Enterprise Information System (EIM)

Ein EIM-System beinhaltet dieselben Funktionen wie ein ECM-System. Zusätzlich werden in dem EIM-System Möglichkeiten zur Verwaltung von strukturierten und unstrukturierten Daten bereitgestellt. EIM legt den Fokus auf den Benutzer und seine Bedürfnisse.

Klassische Ordnerstrukturen eignen sich nicht für eine zentrale Produktdatenbasis

Klassische Ordnerstrukturen eignen sich weniger, um eine zentrale Produktdatenbasis für die strukturierte Ablage bereitzustellen. Ist zum Beispiel eine Pumpe in einer Anlage an fünf verschiedenen Stellen verbaut, liegt die Spezifikation an fünf verschiedenen Stellen innerhalb der Ordnerstruktur. Ändert sie sich, muss dies an allen fünf Stellen synchronisiert werden. Und hierbei ist noch nicht berücksichtigt, dass die Spezifikation der Entwicklungsabteilung, der Fertigung, des Einkaufs und die Produktbeschreibung des Vertriebs in völlig unterschiedlichen Ordnerstrukturen oder gar Systemen abgelegt sind, obwohl sie sich mit ein und demselben Motor beschäftigen. Also muss man von den Ordnerstrukturen hin zu dynamischen Sichten auf eine gemeinsame Datenbasis. Jede Information wird im System nur einmal mit bestimmten Informationen hinterlegt und in Strukturen mit einem logischen Zusammenhang verknüpft.

Dokumenten Management System (DMS)

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) verwaltet „nur“ Dokumente. Es bezeichnet die i. d. R. datenbankgestützte Verwaltung von Dokumenten. Das greift für heutige Anforderungen zu kurz.

Archivierung

Nach Wikipedia:„Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information im Sinne des Enterprise Content Management. Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Dementsprechend ist diese Langzeitaufbewahrung eine Komponente der EIM-Strategie. Wir beobachten immer wieder den Einsatz von Archivierung für einzelne Systeme. Zum Beispiel E-Mail Archivierung Systeme. Das hat seine Berechtigung, ist aber immer nur eine Teillösung und bringt keinen Mehrwert im Sinne einer Informationsverwaltung.